Pareto İlkesi ve Eisenhower Matrisi İle Zamanı Yönet
‘Sürekli ders çalışıyorum ama gün bittiğinde hiçbir şey çalışmamışım gibi geliyor. Kendimi yorgun hissediyorum ve kendime hiç zaman ayıramıyorum. Sınavlar da yaklaşıyor. Uffff…’
Kendini böyle hisseden kaç kişi var: Günler birbirinin aynısı gibi; sabah kalk, kahvaltı, ders çalış, ders çalış, yemek arası, ders çalış, ders çalış, akşam yemeği, ders çalış, bir yorgunluk uyku ve sabah aynı şekilde devam eden bir süreç… Aslında bir yerde hep aynı şeyleri yapıyorum. Ama bir de takvime bakmışım ki günler, haftalar derken aylar geçmiş; sınav yaklaşıyor.
Bu hikaye tanıdık geldi mi?
Rutin her ne kadar bize bir kolaylık, rahatlık verse de zaman zaman kendimize iyi gelen bir şeyler de yapmak isteyen tarafımız şu cümleyi kolayca kuruyor: ‘Kendime de zaman ayırmak istiyorum ama bu koşturmanın içinde zaman kalmıyor ki’…
Bir an için dur ve derin bir nefes al
‘Gerçekten hiç zaman yok mu?’
80/20 Kuralı olarak da bilinen Pareto İlkesi’ni duymuşsunuzdur. 19.yy.’ın sonlarına doğru Vilfredo Pareto tarafından ortaya atılan ilke özetle şunu söyler: ‘elde ettiğimiz sonuçların %80’i ortaya koyduğumuz çabanın %20’ sinden elde edilir.’ Ders çalışırken, kazanç sağlarken ya da gardırobumuzdan kıyafet seçerken…
Bir de Eisenhower Matrisi var… Dwight David Eisenhower iki dönem ABD Devlet başkanlığı yapmış bir kişidir ve geliştirdiği teknikle kendi ağzından şunu söyler: ‘Önemli olan nadiren acildir; acil olan nadiren önemli (D.D.Eisenhower).’
Bunun için acil/acil değil/önemli/önemli değil üst başlıklarından oluşan dört bölmeli bir matris yapar ve önündeki tüm işleri acil ve önem durumuna göre bir kutucuğa yerleştirir. Bundan sonrası bu işleri nasıl yapacağı üzerine şekillenir. Acil ve önemli olanı ‘hemen yap’, acil ama önemli olmayanı ‘bir başkasına devret’, acil olmayan ama önemli olanı ‘yapmak için zaman ayarla’ ve acil olmayanı ve önemi olmayanı ‘iptal et’ şeklinde bir eylem planı ile işlerini kolaylaştırır.
‘Çalışacaklarım çok ve zorlayıcı, çok vaktimi alıyor, yetişemiyorum. Konuları da yetiştiremeyeceğim galiba. Ne yapacağım?’
Bu iki yaklaşımı beraber değerlendirdiğimde benim karşıma şu çıkıyor: Zamanımın %20’lik kısmını bilinçli yönetirsem %80’lik başarı elde ederim. Bunun için ihtiyacım olan şey de işlerimi acil ve önem durumuna göre matrisin kutucuklarına yerleştirmek. Sonrasında da uygulamaya geçmek.
Birkaç öneri ile tamamlayalım:
Sınava hazırlandığın süre içinde;
- Hedefini belirle ve senin için önemini yüksek sesle dile getir
- Önceliklerini bu hedefe göre belirle
- Yapılacaklar listeni netleştir ve adım adım uygula
- Telefon/sosyal medya vb. düzenle ve gerekli gördüğün yerleri sınırla
- Hayır demeyi öğren
- Güne kurbağayı yiyerek başla (en can sıkıcı ya da zorlandığın dersi günün başında çalış; böylece tüm gün zihninden sil)
- Başarılarından keyif al ve kendini takdir et
- Rutinler belirle
- En verimli saatlerini kullan
- Bekleme süresinde küçük işler yap
- Mükemmel olmayı değil, işleri tamamlamayı ve süreçten öğrenmeyi/keyif almayı öncele
- Önemli olan üzerinde çalış
- Erteleme (acil olmayan işleri)
- Eğer …. İse kuralı oluştur (B, C planların olsun)
- Bilinçli molalar ver
- Sorunları netleştir (tanımla)
- Düşünmeye zaman ayır
- Kendini ödüllendir
- Profesyonel destek al
Her şeyin ötesinde zamanı yönetmek kendini yönetmekle ilişkilidir. Kendini ne kadar iyi tanırsan zamanı da o kadar kolay yönetirsin.
Ne dersin? Zaman mı seni yönetiyor, sen mi zamanı?
